Каждую бумагу слѣдуетъ составлять безъ выраженій и оборотовъ, не относящихся къ сущности дела, и по возможности кратко, сжато, просто, но ясно и точно. Поэтому, если для разъяснения дѣла нужно указать на законъ, сослаться на бывшіе примеры и вообще привести доказательства справедливости и законности представленія, то доказательства эти могутъ быть приведены въ бумагѣ въ видѣ справки.
Примѣч. Слово «господинъ», которое прибавлялось обыкновенно къ должности равнаго или высшаго лица, не слѣдуетъ употреблять ни въ заголовкѣ рапорта или отношенія, ни въ самомъ изложеніи дѣловыхъ бумагъ, равно не слѣдуетъ писать: «имтѣю честь», «почтительнѣше» и т. п. фразъ.
Для избѣжанія лишнихъ фразъ и оборотовъ, въ началѣ бумаги не слѣдуетъ излагать, если это не представляется существенно необходимымъ, содержания предшествовавшей переписки и даже не дѣлать ссылки на тотъ рапортъ или предписаніе, которое послужило поводомъ къ перепискѣ; ссылку эту должно означить на полѣ бумаги краткою надписью: «отвѣтъ на предписаніе (отношеніе или рапортъ) за № ООО». Если же бумага не служитъ отвѣтомъ, тогда означать на полѣ, въ двухъ-трехъ словахъ, предметъ переписки.
Въ перепискѣ съ посторонними ведомствами и лицами означается со всею ясностію место пребыванія пишущаго и объясняется, куда именно должны быть присланы ответы, если бы случилась переписка на временныхъ квартирахъ; въ случаѣ перемещенія съ однихъ квартиръ на другія, при выступленіи, должно извещать о томъ местныя почтовыя конторы.
Все деловыя бумаги могутъ быть переписаны постороннею рукою, но всегда четкимъ почеркомъ. Если деловая бумага заключаетъ въ себе несколько листовъ, то ихъ сшиваютъ форменнымъ шнуромъ изъ сученаго шелку: желтаго, белаго и чернаго.
Если при бумаге следуютъ какія либо приложенія, то въ конце бумаги они пересчитываются (см. въ прил. № 1); приложенія эти сшиваются и составленная такимъ образомъ общая тетрадь складывается и запечатывается въ конвертъ. На конверте делается та же надпись, что и въ заголовке бумаги, а внизу прописываются городъ, въ который посылается бумага, и, тамъ же, съ левой стороны, выставляется № (тотъ же, что на бумаге). Если въ конверте вложены бумаги за несколькими №№, то и на конверте выставляются №№ всехъ бумагъ. Если при бумаге пересылаются деньги, составляющія какія либо личныя выдачи оф-рамъ или нижн. чинамъ, то на конверте, внизу, прописывается: «со вложеніемъ жалованья, порціонныхъ и т.п. денегъ столько р. и к.», съ тѣмъ, чтобы почтовое ведомство взыскивало только страховыя деньги, а не весовыя, такъ какъ пересылка суммъ, составляющихъ личное довольствіе
